¿Que son Documentos Administrativos?

La actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.

Funciones

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:

Función de constancia. El documento asegura la superveniencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material.

Función de comunicación. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración.

Tipos de documentos 

• Carta
• Circular
• Certificados
• Memorandos
• Actas
• Constancias
• Sobre

Carta

Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinario)

Circular

 Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Existen dos tipos de circular, circular interno que es un pequeño documento de índole administrativo, que se reparte entre empleados para que se entren de un evento en particular y el circular externo que es una comunicación de carácter general o normativo, utilizado para dar a conocer un mismo contenido dirigido a varios destinarios. 

Certificados

Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.

Memorandos

Es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición.

El memorando también es una forma de comunicación breve, como lo es la carta y la correspondencia. El memorando (memorándum) también es un texto que se redacta generalmente de manera interna en las empresas, es menos formal que una carta y puede utilizarse para recordar algún evento, dar avisos, indicaciones, etc.

Actas

Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libro que se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación.

Constancias

 En general, una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.

Sobre

Es una cubierta que reserva y guarda comunicaciones escritas o documentos comerciales. Es el complemento de la Carta, por esto siempre que realizamos cartas, elaboramos el sobre correspondiente.

El sobre no se debe sellar con cinta adhesiva, ni con pegante líquido, estos elementos pueden deteriorar el documento. Tercio izquierdo: Se emplea para anotaciones tales como: Confidencial, personal, contiene disquete, videocinta, cinta magnética, muestras, entre otras, las cuales se ubican centradas en la parte inferior del texto.

Realizado por:

Marly Julieth Cogua